El cómo de P&C para Entidades Municipales

Una oportunidad para fortalecer mi institución

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El cómo de Paz Y Competitividad (P&C)

Este capítulo formula, en tres momentos, el paso a paso de la estrategia de P&C, detallando la operación y adjuntando en la Caja de Herramientas los formatos, guías, documentos y reportes que se utilizan en el proceso.

FASE INICIAL: ACERCAMIENTO

En este momento se describe el proceso que se adelanta desde que se contacta a las entidades y se ofrecen sus servicios o atiende los requerimientos de éstas, hasta el momento que llegan los estudiantes a las entidades en las que van a apoyar los procesos en campo.

2ª. FASE: DESARROLLO DE LOS PROYECTOS

En este momento se presenta la forma como los estudiantes, asesores y coordinadores regionales, trabajan durante el semestre académico para ejecutar los proyectos en campo y realizar las actividades correspondientes a comprensión del entorno.

3ª. FASE: FINALIZACIÓN DE SEMESTRE

En este momento se explica la forma como los estudiantes presentan su informe de avance del proyecto, se hace el empalme con la cohorte de estudiantes que continúa con el proceso cooperando en los proyectos de las entidades y finalmente se explica el sistema de evaluación de los estudiantes.

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1a. Fase: Acercamiento

Los funcionarios de P&C contactan a los dirigentes de alcaldías, empresas de servicios públicos y hospitales de los municipios de la eco-región cafetera para ofrecer los servicios de P&C. Otra forma de entablar relaciones con las entidades municipales es por solicitud directa de ellas, ya que han conocido por parte de alcaldes, directores de hospitales o de empresas de servicios públicos, el beneficio que P&C representa para ellos.
Una vez hecho el contacto y determinado el interés de los directivos de la entidad municipal, se presenta el Portafolio de Servicios con el fin de determinar mutuamente en qué áreas puede cooperar P&C con el fortalecimiento institucional de la entidad municipal.
Después de haber determinado en forma bilateral las áreas de interés, se procede a la firma de los convenios correspondientes.

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Convenios

Principios fundamentales del Convenio:

- Los Proyectos en los cuales se va a trabajar deben estar asociados al Plan de Desarrollo Municipal y al Plan de Desarrollo Departamental.
- La Dirección del Proyecto estará a cargo de un funcionario de la entidad municipal, dado el enfoque de endógeno de desarrollo de la UAM.
- La entidad municipal asume los costos de alojamiento y manutención de los estudiantes.

Principios operativos del Convenio:

- Los Proyectos se realizarán por medio de Planes de Acción que se desarrollarán cada semestre entre los funcionarios de las entidades públicas, los asesores de la UAM y los funcionarios de P&C.
- Los estudiantes harán parte del equipo de trabajo de las instituciones cumpliendo con las normas de las mismas y trabajando en los horarios fijados por estas. (Si la institución trabaja los sábados y domingos y no trabajan los lunes, por ejemplo, los estudiantes deben cumplir dicho horario).
- Los docentes de la UAM asesorarán a las entidades en la dirección del proyecto seleccionado y a los estudiantes que están implementando el Plan de Acción.
- Los asesores de la UAM participarán en las Mesas Temáticas de Trabajo de P&C, en las conformadas por asesores, funcionarios de P&C, funcionarios de las entidades municipales y estudiantes.

Una vez entendidos los principios rectores de los convenios, se procede con el Convenio interinstitucional, que es un formato único para todas las instituciones.

Convenios Interinstitucionales:

Con todas las instituciones se firma este tipo de convenio en donde se estipulan las condiciones y obligaciones de cada una de las partes. Los compromisos de las partes quedan estipulados en los Términos de Referencia y las entidades públicas municipales deben presentar la lista de los Soportes Requeridos para la firma del Convenio Inter-institucional.
Para las entidades que trabajan en el Sector Salud y requieren estudiantes de éstas áreas se firma un convenio adicional denominado Docencia-Servicio, cobijado bajo el decreto 2376 del 2010, del Ministerio de Protección social.

Convenio Docencia Servicio:

Cuando la entidad es un hospital, el Ministerio de Protección Social exige que se firme un convenio llamado Docencia-Servicio, que regula las relaciones de las entidades de salud con las prácticas universitarias. Según la legislación actual, este convenio se debe firmar por un período de diez años y busca que la relación entre las entidades de salud y las universidades cubra no solamente la parte de prácticas estudiantiles, sino que se complemente con los procesos de investigación y de formación para los funcionarios de la salud.

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Administración del Convenio:

Con el fin de operar los convenios en forma expedita tanto las entidades municipales como P&C designan personas que manejen el día a día de los proyectos.

Coordinador Regional de P&C

Es la persona encargada del manejo del convenio por parte de la UAM con la entidad. Este coordinador está a cargo de los estudiantes en los aspectos disciplinares, y de las relaciones de los asesores temáticos con los funcionarios de la entidad municipal. El Coordinador Regional también planea las capacitaciones y talleres que los asesores van a ofrecer a las entidades y finalmente, sirve de enlace entre la UAM y las entidades, para los otros servicios que pueda brindar la universidad.
Por último, el Coordinador Regional de P&C está a cargo de las actividades de los estudiantes en una región que puede abarcar de seis a ocho municipios, y de maximizar los aprendizajes que se obtengan en una entidad municipal transfiriéndolos a las otras instituciones que están bajo su cobertura.

Interlocutor

Es la persona encargada, por parte de la entidad municipal, de los aspectos logísticos de los estudiantes, tales como el hospedaje, la alimentación y los demás asuntos disciplinares. El interlocutor tiene línea directa con el Coordinador Regional de P&C para cualquier situación en la que estén involucrados los estudiantes.

Jefe de Área

Es la persona encargada y responsable del proyecto, y es nombrado por el director de la entidad municipal. Los estudiantes dependen del Jefe de Área para todo el trabajo que se debe realizar según el Plan de Acción diseñado para cada estudiante, y es el encargado de evaluar al estudiante por parte de la entidad.

Además de estas personas, P&C cuenta con un equipo adicional para tratar los asuntos pertinentes. La Coordinación de Proyectos está encargada de la planeación, ejecución y evaluación de las actividades de los estudiantes en la realización del proyecto. La Coordinación Académica es responsable de los aspectos investigativos y de formación tanto de los estudiantes como de los funcionarios de las entidades municipales. Finalmente, existe la Dirección encargada de proveer los elementos para que P&C cumpla sus objetivos de formación de la comunidad académica en los retos del desarrollo regional y la convivencia pacífica, a través del fortalecimiento de las entidades púbicas municipales.

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Planes de Acción:

Los Planes de Acción determinan la ruta que funcionarios públicos, estudiantes y docentes deben seguir para el cabal cumplimiento del proyecto, el cual puede durar un semestre, uno o dos años. Estos planes de acción son interdisciplinares, por lo que estudiantes de diversos programas académicos pueden tener el mismo plan de acción para implementarlo conjuntamente.
Los Planes de Acción se actualizan cada semestre por los funcionarios de las entidades públicas a cargo del proyecto, los funcionarios de P&C y los asesores temáticos de la UAM. Al finalizar el semestre los estudiantes presentan un informe de avance avalado por los asesores, el cual es la base para hacer los ajustes necesarios que garanticen la continuidad al desarrollo del proyecto con el nuevo grupo de estudiantes.

A continuación se presentan algunos ejemplos de planes de acción, correspondientes a las diferentes líneas estratégicas de P&C:

- Plan de acción de fortalecimiento organizacional
- Plan de acción de fortalecimiento del sector salud
- Plan de acción de desarrollo económico productivo

Los estudiantes reciben los planes de acción durante la Jornada de Inducción antes de ir a campo y durante el semestre presentan reportes de avance y un informe final que sirve de empalme para la nueva cohorte de estudiantes.

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Asignación de estudiantes a los proyectos:

P&C tiene un procedimiento específico para asignar los estudiantes que van a trabajar en las diversas entidades municipales. Al principio del semestre se reúnen los estudiantes de todas las carreras en la UAM con el fin de proceder a la asignación de plazas. El equipo de P&C presenta los proyectos en los cuales se va a trabajar en cada entidad, el estado en que se encuentra el proyecto y los requerimientos técnicos que éste demanda.
Los estudiantes interesados en un proyecto específico manifiestan su interés y entre ellos mismos se ponen de acuerdo quién va a ser asignado a dicha plaza. En caso de no llegar a un acuerdo, los funcionarios de P&C rifan la plaza entre los interesados.
Al final de la reunión se hace un Acta de asignación de los estudiantes y es firmada por ellos mismos, los docentes presentes y un funcionario de P&C.

Jornadas de Inducción:

El objetivo de esta semana es contextualizar a los estudiantes en los componentes prioritarios de la experiencia P&C, afianzando los elementos constitutivos desde los enfoques operativos y de aprendizaje.
Los estudiantes permanecen durante una semana en las instalaciones de la UAM conociendo los proyectos en los que van a trabajar, familiarizándose con los asesores que los van a acompañar y generando un ambiente de confianza y de trabajo en equipo entre los compañeros que van al mismo municipio.
El análisis del Plan de Acción que va a adelantar cada estudiante en el proyecto asignado es de vital importancia durante la semana de Inducción. Los estudiantes se familiarizan con el proyecto, se reúnen con los asesores temáticos del proyecto y finalmente, reciben el Plan de Acción que van a realizar durante el semestre.

Instalación en campo:

El objetivo de esta reunión es presentarle a los estudiantes la entidad y a los funcionarios con quienes van a trabajar. Después de las respectivas presentaciones, los funcionarios de las entidades hacen una inducción de la institución; presentan una contextualización del municipio, la plataforma estratégica de la organización y el reglamento interno.
Los estudiantes presentan los Planes de Acción y se validan con los respectivos Jefes de áreas para finalizar con el Formato de Acta de Instalación.

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2a. Fase: Desarrollo de los proyectos

Ejecución del Plan de Acción

Los estudiantes inician el reconocimiento de la entidad de acuerdo con lo determinado en el Plan de Acción y ejecutan las tareas asignadas. En este proceso intervienen: el Jefe de Área, el interlocutor, los asesores y el Coordinador Regional de P&C. Así mismo, durante el transcurso del semestre se nombra un comité coordinador al cual los estudiantes presentan los avances del proyecto, y finalmente elaboran el reporte definitivo de acuerdo con los lineamientos determinados en las respectivas guías.

- Guía Comité Coordinador
- Guía construcción informe final de resultados

Acompañamientos

Durante el semestre, los Coordinadores Regionales llevan a cabo tres acompañamientos en los que se realizan las siguientes actividades: darle seguimiento al aprendizaje del grupo de estudiantes; trabajar alrededor de contenidos y herramientas que permiten potencializar la experiencia de formación; generar los espacios de reflexión y comprensión de la experiencia y, finalmente, verificar los avances del proyecto y su desempeño como equipo de trabajo.

- Guía primer acompañamiento en campo
- Guía segundo acompañamiento en campo
- Guía tercer acompañamiento en campo

Comprensión del entorno

La principal actividad de los estudiantes es la implementación del Plan de Acción. Sin embargo, paralelamente los estudiantes realizan tareas complementarias denominadas comprensión del entorno. Es el componente por medio del cual se dinamizan, materializan y potencializan reflexiones de integración y participación de los estudiantes en el desarrollo regional. Se busca que estudiantes y docentes conozcan profundamente la realidad del territorio, las oportunidades de desarrollo inexplotadas y los retos para el crecimiento de las instituciones, de los municipios y de la región.
Estas dinámicas favorecen los procesos educativos porque vinculan al estudiante a su realidad próxima, permiten espacios de observación propiciando análisis y reflexiones y, producen una ampliación de sentidos que relacionan su que-hacer diario con su formación académica e institucional. ¿Para qué sirve todo esto? Para tener una mejor visión de oportunidades en los territorios y una mejor actuación profesional de cara al desarrollo de la región. Usualmente se utilizan un par de guías de orientación para facilitar el proceso:

- Guía de referencia para la comprensión del entorno
- Encuesta comprensión del entorno

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Jornadas de Reflexión

Esta es la oportunidad en la que los estudiantes y los funcionarios de las entidades municipales presentan los avances de los proyectos realizados y sus experiencias en el campus de la universidad. Durante una semana los estudiantes vuelven a la universidad para compartir con los otros miembros de la comunidad académica los aprendizajes y los avances en los proyectos seleccionados.
En las jornadas de reflexión se dedica un día completo al encuentro con los funcionarios de las entidades de todos los municipios en donde está ubicado P&C, con el fin de compartir experiencias, aprender de los casos exitosos y analizar aquellas necesidades comunes que tengan las diversas instituciones municipales. En las jornadas de reflexión se adelantan las siguientes actividades:

- Reflexión de lo personal
- Guía Encuentro por programas: experiencias significativas
- Agenda encuentro de entidades municipales

Asesorías

La UAM aporta docentes como asesores para llevar adelante la estrategia P&C. Los asesores están repartidos en las Mesas Temáticas de Trabajo, las cuales se analizan más adelante y desde allí le dan seguimiento a los proyectos y planean la forma de asesorar las entidades y los estudiantes.

- Asesorías virtuales. Es el principal medio para estar en permanente contacto con las entidades y los estudiantes. Para ello los funcionarios de P&C y los asesores se comunican constantemente vía SKYPE con los estudiantes y utilizan el centro de comunicación P&C, el cual está equipado con los dispositivos necesarios para dictar conferencias virtuales a las entidades y tener reuniones con varias entidades al mismo tiempo.

- Asesorías presenciales. Los asesores también prestan esta clase de servicios a estudiantes y funcionarios de las entidades, tanto en la universidad como en los municipios.

- Capacitaciones. El aporte de los docentes a las entidades se hace además a través de capacitaciones puntuales que pueden ser presenciales o virtuales.

- Visitas de campo. La efectividad de las asesorías de los docentes UAM depende de su conocimiento de la región, por lo cual se programan visitas periódicas para participar en foros regionales, mantener conversaciones directas con grupos de alcaldes, directores de hospitales o empresas de servicios públicos y organizar eventos en los que se analicen los problemas de la institucionalidad pública de los municipios pequeños.


3a. Fase: Finalización del semestre

Reunión de Cierre

La participación de los estudiantes en la implementación de los proyectos es un proceso puntual de formación desde la perspectiva de la universidad, y a la vez es un proceso continuo desde el punto de vista de las entidades públicas municipales. Por esto, la dirección y responsabilidad de los proyectos está a cargo de los funcionarios púbicos, quienes son el primer eslabón de continuidad de los proyectos. La secuencia de los proyectos se da, además, por el trabajo de los asesores de la UAM y de los funcionarios de P&C.
Al finalizar el período académico se reúnen el director de la entidad y los funcionarios a cargo de los proyectos, los asesores de la universidad y los funcionarios de P&C, con el fin de que los estudiantes presenten el informe final de sus actividades. En este comité se presentan los avances de fase en que se encuentre el proyecto: planeación, ejecución o evaluación, e incluye las recomendaciones para la cohorte de estudiantes que los va a reemplazar. A continuación se pueden ver algunos ejemplos de los informes de acuerdo con las líneas estratégicas de P&C.

- Informe final de un proyecto de fortalecimiento organizacional
- Informe final de fortalecimiento del sector salud
- Informe final de desarrollo económico productivo

Cuando los estudiantes finalizan cada semestre, deben presentar no sólo el informe final sino además documentos que soporten los resultados entregados a la entidad, para lo cual se precisan los siguientes informes:

- Formato de acta de cierre de proceso
- Formato de acta de entrega de resultados
- Formato de paz y salvo estudiante

Cuando todos los estudiantes entregan los documentos e informes anteriormente mencionados, el Coordinador Regional recopila esta información de acuerdo a las entidades asignadas y hace entrega formal al Jefe de Área y al Interlocutor de la entidad municipal en un Formato de entrega final

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Empalme

La continuidad de los procesos es de vital importancia para las entidades, ya que los proyectos están asociados a los Planes de Desarrollo Municipal y son evaluados por el cumplimiento del mismo. Para la universidad el aporte al desarrollo regional no puede ser interrumpido por los calendarios académicos, y por esto presta atención especial a la permanencia de los procesos. Por otra parte, para la universidad la participación en los proyectos asociados a los Planes de Desarrollo Municipal son una fuente de aprendizaje y de preguntas de investigación, por lo que la continuidad de los proyectos se convierte en una prioridad en la estrategia de P&C. Para ello se cuenta con varios elementos:

- La dirección y responsabilidad de los proyectos: siempre está a cargo de los funcionarios públicos que son permanentes
- Reportes de los estudiantes: es un estado de avance durante el período en el que estuvieron y sirve de empalme para la siguiente cohorte de estudiantes
- Mesas Temáticas de Trabajo: son permanentes y a ellas pertenecen los asesores que continúan prestando las asesorías a los diversos proyectos que van en curso y las asesorías institucionales no se suspenden
- Equipo de P&C: los funcionarios de P&C, en particular los coordinadores regionales, están durante todo el año en permanente contacto con los funcionarios de las entidades públicas y al tanto de los requerimientos en los procesos de los proyectos que no se interrumpen.

Evaluación del proceso

P&C es un semestre académico que todos los estudiantes deben cursar y por lo tanto, requiere de una evaluación juiciosa del trabajo de los estudiantes en campo. Para ello, P&C cuenta con un sistema de evaluación de 360 grados en el que participan los estudiantes, los funcionarios públicos, los asesores y los funcionarios de P&C.
El Formato de evaluación busca primordialmente dar una visión del proceso desde la perspectiva de diversos actores, desde la perspectiva del proyecto y desde la perspectiva de la comprensión del entorno.


Estructura P&C

P&C depende directamente de la máxima autoridad académica y cuenta con las Coordinaciones Académica y de Proyectos y una Asistente Administrativa.

Actores

Los actores principales que intervienen en la estrategia P&C se dividen en dos categorías los de la universidad y los funcionarios de las entidades públicas municipales.

Actores de la Universidad

Estudiantes:

La primera razón de ser de la Universidad, de acuerdo con su primera función sustantiva, es la docencia, y por ella son los estudiantes los principales actores del proceso de formación. P&C le asigna un rol activo al estudiante, al sacarlo del aula de clase y vincularlo a un proyecto de desarrollo dentro de la Región con el fin de que conozca los retos del desarrollo y la paz de primera mano. Los estudiantes viven en los municipios donde se desarrollan los proyectos durante un semestre académico.

Coordinadores regionales:

Ellos son el eje articulador de la dinámica de P&C y uno de los vínculos constantes de la díada UAM - Región. Los Coordinadores Regionales están a cargo de administrar la estrategia P&C en una serie de municipios geográficamente cercanos con sus respectivas entidades públicas y los estudiantes que están viviendo en los municipios.

Esta figura tiene funciones docentes y administrativas al mismo tiempo, en tanto son Docentes guían, acompañan y facilitan el proceso de aprendizaje personal y profesional del estudiante en el ambiente educativo del contexto municipal; construyen y facilitan herramientas para su quehacer; favorecen una relación activa y crítica Estudiante-Sociedad; ponen en escena el aprovechamiento de la experiencia para la aplicación de conocimientos.
Las funciones administrativas de los Coordinadores Regionales, están referidas a la identificación de oportunidades de acción, coordinación logística en campo de los estudiantes, gestión de los convenios, establecimiento de relaciones interinstitucionales y representación de la UAM en diversas instancias de participación municipal y regional.
Los Coordinadores Regionales son una innovación en el ámbito de la propuesta de P&C, que le ofrece una dimensión distintita a la proyección de la Universidad, evitando un enfoque paternalista mediante la interacción de las tres funciones básicas. Los Coordinadores Regionales son el vínculo de la universidad para aportar al fortalecimiento de las entidades públicas municipales dentro de las tres funciones básicas de la universidad docencia-investigación-proyección a la vez que genera el continuum universidad-sector público.

Asesores:

Docente de la UAM o de otra universidad, que orienta a los estudiantes y a las entidades ejecutoras en los proyectos que se desarrollan, quienes hacen su aporte a través de las asesorías a las entidades y a los estudiantes en forma presencial o virtual; ofreciendo talleres de capacitación a los funcionarios municipales y finalmente aportando a través de las Mesas de Trabajo.

Actores de las entidades públicas municipales:

Jefes de área:

Cada entidad municipal, en donde está P&C, designa una persona que está a cargo del proyecto. Esta persona es la responsable de la coordinación de la labor de los estudiantes en el proyecto y los estudiantes reportan a él como su Jefe inmediato. Los asesores y Coordinadores Regionales de P&C trabajan conjuntamente con el Jefe de Área.

Interlocutor:

Persona de la entidad pública municipal que se encarga de toda la logística de los estudiantes (desplazamientos, hospedaje y alimentación) y de la administración de los convenios entre la entidad municipal y la universidad que sean necesarios para administrar la estrategia P&C.

Funcionarios públicos:

Los estudiantes, asesores y Coordinadores Regionales de P&C tienen la posibilidad de interactuar en su trabajo diario con los funcionarios de las entidades públicas municipales generando una sinergia de aprendizaje mutuo por medio del cual los estudiantes conocen de cerca la realidad municipal y los funcionarios tienen la oportunidad de compartir con la academia los últimos avances en temas de interés para la realización de sus labores profesionales.

Usuarios de los servicios municipales:

Finalmente, el objetivo de todo el trabajo en las entidades públicas es el de prestar servicios óptimos a la comunidad municipal Recursos invertidos con transparencia que se traduzcan en la adecuada satisfacción de las necesidades de los habitantes de la región.

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